1.INTRODUZIONE
1.1 Obiettivi del Codice Etico
Rental Plus, adotta il presente Codice Etico come carta dei diritti e dei doveri morali, in un’ottica di responsabilità sociale, cui devono ispirarsi, senza alcuna eccezione, tutti i partecipanti alla Società (amministratori, manager, dipendenti, consulenti, partner,fornitori) nei rapporti sia interni sia esterni e per la realizzazione della Mission Aziendale.
Il Codice Etico non descrive soltanto ciò che i dipendenti di Rental Plus possono o non possono fare, ma si propone anche di individuare le risorse utili ad affrontare particolari situazioni nell’ambito lavorativo.
1.2 Ambito di applicazione
Le disposizioni contenute nel Codice Etico si applicano a tutti i dipendenti e, senza alcuna eccezione, a tutti coloro che direttamente o indirettamente instaurano rapporti con Rental Plus, stabilmente o anche solo
temporaneamente, agli amministratori, collaboratori, consulenti, agenti, procuratori e a chiunque operi in nome e per conto di Rental Plus.
Ciascun dipendente di Rental Plus, indipendentemente dalla posizione o dallo status, è responsabile delle proprie azioni nel rispetto del presente Codice Etico, e delle normative nazionali e internazionali vigenti.
Il presente codice è portato a conoscenza di ogni componente della Direzione.
Il codice etico è suscettibile di modifiche ed integrazioni in funzione dei mutamenti esterni e/o interni all’azienda.
1.3 Reciprocità
Nei rapporti e nelle relazioni esterne Rental Plus richiede che i soggetti terzi agiscano nei suoi confronti con un’analoga condotta etica.
È fatto divieto a qualunque dipendente, indipendentemente dalla posizione o dallo status, di valersi della collaborazione di terzi per svolgere azioni che, in qualità di dipendente, avrebbe la proibizione di
espletare direttamente.
1.4 Norme, documenti e Leggi di riferimento
– Artt. 2103, 2106, 2118, 2119 del Codice Civile;
– Art. 7 della Legge n. 300/1970 – Statuto dei lavoratori;
– Legge n. 604/1966 sui licenziamenti individuali;
– Contratti Collettivi di Lavoro applicabili ai lavoratori del Settore e/o Comparto;
– Decreto Legislativo 30 Giugno 2003, n° 196 – “Codice in materia di protezione dei dati personali” (testo unico della privacy) e successivi aggiornamenti;
– Decreto Legislativo 8 Giugno 2001, n°231 “Responsabilità amministrativa degli Enti” e successive modifiche e/o integrazioni;
– Decreto Legislativo 231/2007 “Attuazione della direttiva 2005/60/CE concernente la prevenzione dell’utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo nonché della direttiva 2006/70/CE che ne reca misure di esecuzione“;
– Legge 18 Marzo 2008, n. 48 “Ratifica ed esecuzione della Convenzione del Consiglio d’Europa sulla criminalità informatica e norme di adeguamento dell’ordinamento interno”;
– Legge del 3 agosto 2007 n. 123: Misure in tema di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro e delega al Governo per il riassetto e la riforma della normativa in materia;
– Decreto legislativo 626/1994: Salute e Sicurezza dei lavoratori;
– Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81 Attuazione dell’articolo 1 della legge 3 agosto 2007 n.123, in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro;
– Good Management Practices, Fraud Policy & Response Plan, Outside Positions Policy, Employment Screening Policy, Gifts & Entertainment Policy, Procurement Policy;
– Acceptable Use Guidelines;
– Code of Business Conduct;
– Sistema di Gestione della Qualità.
2 NORME DI COMPORTAMENTO
2.1 Criteri operativi generali
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del proprio operato, Rental Plus opera secondo i seguenti criteri:
- una chiara e formalizzata assegnazione di poteri e responsabilità, coerente con le mansioni attribuite;
- la separazione delle funzioni, per cui l’autorizzazione all’effettuazione di una operazione deve essere sotto la responsabilità diversa da chi contabilizza, esegue operativamente o controlla
- l’operazione (qualora il controllo venga effettuato da un unico soggetto). Tale principio dovrà comunque consentire la gestione efficiente dell’attività aziendale;
- la definizione di regole comportamentali idonee a garantire l’esercizio delle attività aziendali nel rispetto delle leggi, dei regolamenti e dell’integrità del patrimonio aziendale;
- la disposizione di documentazione normativa per le singole attività aziendali, articolata in procure, poteri e deleghe, procedure;
- la tracciabilità delle operazioni (sia legate alle attività operative che a quelle di controllo), volta a garantire che ogni operazione, transazione e/o azione sia verificabile, documentata,
coerente e congrua.
3 PRINCIPI GENERALI
3.1 Legalità e valori etici
Rental Plus si impegna alla diffusione dell’Etica quale fondamento per conservare ed accrescere l’asset più prezioso, che è la reputazione. La reputazione di Rental Plus dipende dal comportamento del suo personale. Ogni dipendente diretto e collaboratore di Rental Plus deve contribuire all’affermazione di una cultura societaria che legittimi la stessa Società come soggetto imprenditoriale capace di perseguire la sua missione, senza pregiudicare al tempo stesso il benessere della comunità in cui è inserito.
Di conseguenza le azioni, i rapporti, le transazioni, la gestione delle risorse umane ed i comportamenti svolti nell’esercizio delle competenze e delle funzioni assegnate devono essere improntati a:
- rispetto ed applicazione della Legge – con particolare attenzione ed impegno alle disposizioni
- in materia di responsabilità amministrativa della Società;
- correttezza, trasparenza, obiettività, equità;
- imparzialità: evitare ogni discriminazione in base ad età, sesso, stato di salute, razza, opinioni
- politiche e credenze religiose. Ciò si applica ad ogni aspetto delle decisioni di Rental Plus
- sull’impiego delle proprie Risorse Umane, compresi gli aspetti inerenti l’assunzione, il lavoro a
- tempo determinato o indeterminato, Io sviluppo, la promozione, il training, la retribuzione;
- rispetto della persona e della sua dignità: astensione da ogni comportamento offensivo, di
- vessazioni psicologiche e fisiche, di molestie sessuali.
3.2 Riservatezza
Tutte le informazioni in possesso della Società, fatti salvi gli adempimenti di Legge, non possono essere usate per scopi diversi da quelli istituzionali. Particolare attenzione va riservata ai dati ed alle informazioni personali di dipendenti, clienti e collaboratori. L’utilizzo delle informazioni societarie aventi rilevanza esterna può essere effettuato solo dai ruoli individuati da Rental Plus ed espressamente autorizzati.
E’ responsabilità di Rental Plus accertare periodicamente i requisiti personali di dipendenti o candidati che si accingano a ricoprire posizioni che si ritengano esposte al rischio di integrità.
Le politiche e le procedure societarie di sicurezza includono ulteriori requisiti per salvaguardare le informazioni ed i sistemi informatici. I dipendenti devono conoscere tali requisiti ed attenervisi.
3.3 Principio di fedeltà
Tutti i dipendenti sono obbligati a non stipulare contratti di lavoro per conto terzi e per Società concorrenti senza la preventiva autorizzazione della Società.
3.4 Conflitto d’interessi
Per “conflitto di interessi” si intende la situazione in cui un dipendente di Rental Plus (a qualsiasi livello gerarchico), a causa di interessi o attività personali, agisca non in conformità con le prescrizioni etiche
e/o venga condizionato nella propria capacità di operare nell’esclusivo interesse della Società stessa.
Tutti coloro, ad ogni livello, che abbiano rapporti diretti o indiretti con Rental Plus devono evitare azioni ed attività che possano condurre a conflitti d’interessi, in ogni caso è fatto obbligo ai dipendenti ed ai collaboratori, di informare Rental Plus circa la presenza o il sopraggiungere di una qualsiasi forma di conflitto di interessi, reale o potenziale.
E’ responsabilità di Rental Plus provvedere ad un inventario delle posizioni esterne ricoperte dai dipendenti, che possano generare situazioni di conflitto di interessi. E’ responsabilità di ogni dipendente richiedere preventivamente approvazione scritta e successivamente al più vicino livello gerarchico e alla Direzione Risorse Umane & Organizzazione, prima di esercitare ogni attività esterna a Rental Plus, anche se non remunerata.
L’eventuale remunerazione conseguita per un’attività esterna esercitata per conto di Rental Plus deve essere conferita a Rental Plus stessa. Qualora l’attività esterna sia esercitata per proprio conto, il dipendente
è tenuto a non spendere il nome di Rental Plus.
Qualora si ravvisi l’insorgere di un conflitto di interessi, il dipendente è tenuto a rinunciare all’incarico esterno eventualmente assunto.
Un conflitto di interessi apparente avviene quando gli interessi o le attività personali di un dipendente possano indurre altri a dubitare della sua obiettività o imparzialità. Tutti i conflitti di interessi reali o apparenti devono essere riportati alla direzione.
Quelli che seguono sono alcuni esempi comuni che potrebbero costituire conflitto di interessi:
– usare la proprietà o le informazioni di Rental Plus per scopi personali. Ciò include lo sfruttamento, per trarne profitto, di opportunità che emergono durante lo svolgimento del lavoro e per cui la Società può nutrire interesse;
– avere una quota o un interesse economico in una Società che fa affari con Rental Plus: se si riveste una posizione tale da influenzare il rapporto con la Società;
– un impiego esterno o accordi di remunerazione che interferiscono con la capacità di svolgere il proprio lavoro;
– fare concorrenza a Rental Plus.
Posizioni generali ricoperte in organizzazioni nell’ambito di cultura, sport, religione,
educazione e beneficenza non sono ritenute tali da generare un conflitto di interessi.
3.5 Pagamenti impropri
Il personale di Rental Plus ha il divieto di offrire, fare, ricevere o promettere pagamenti impropri, ad alcuno, per nessuna ragione, in particolare a funzionari della Pubblica Amministrazione o a Clienti (o potenziali tali) del settore privato. Un pagamento improprio può essere interpretato come mezzo per influenzare la decisione della persona che agisce per conto del cliente o del fornitore. I pagamenti impropri violano la politica di Rental Plus.
L’offerta di denaro al personale di Rental Plus o a dipendenti di Clienti, fornitori o terzi costituisce un illecito perseguibile legalmente.
I pagamenti impropri non si limitano a pagamenti in denaro o in valuta. Tale definizione include anche “cortesie d’affari” (pranzi ed intrattenimenti di affari), biglietti per concerti, eventi sportivi o culturali o
agevolazioni sull’organizzazione di viaggi.
Lo scambio occasionale di regali, pranzi ed intrattenimenti d’affari (cioè “cortesie d’affari”) è pratica comune ed ha lo scopo di creare stima e infondere fiducia nelle relazioni d’affari. Ciò nonostante, se le
cortesie d’affari diventano eccessive, creano un senso di obbligazione personale da parte di chi le riceve. Tale sensazione d’obbligo può interferire con lo svolgimento del proprio dovere nell’interesse di Rental Plus. Oltre un certo limite, cortesie d’affari eccessivamente generose diventano pagamenti impropri.
I pagamenti impropri si intendono tali quando abbiano valore superiore a € 200.00 (ad evento o complessivamente, nel corso dell’anno solare).
Di conseguenza, il personale di Rental Plus può offrire ed accettare cortesie d’affari, purché queste ultime siano abbastanza modeste da non interferire mai con il giudizio di chi le riceve ed il cui valore in ogni caso non ecceda il limite di € 200.00 (ad evento o complessivamente, nel corso dell’anno solare).
E’ previsto si possa eccedere il limite di € 200.00 in occasione di omaggi chiaramente associati a training, conferenze o altri eventi strettamente correlati al business. Tale eccezione necessita di approvazione scritta e motivata da parte della Direzione.
Nei casi di incertezza circa un pagamento o un dono improprio, il dipendente è tenuto a discuterne con il proprio responsabile.
La Direzione di Rental Plus deve assicurare la buona fede delle donazioni elargite per scopi benefici.
3.6 Sicurezza sul lavoro
Rental Plus si impegna a creare un ambiente di lavoro sicuro. Il personale è tenuto a rispettare tutte le leggi e disposizioni relative alla sicurezza della struttura in cui lavora, oltre che a riferire tempestivamente tutti gli incidenti, le preoccupazioni ambientali e le situazioni pericolose al proprio responsabile, o al responsabile delle Risorse Umane & Organizzazione.
3.7 Cura del capitale societario
I dipendenti devono agire in conformità con le politiche societarie di spesa e salvaguardare tutti i beni da perdite dovute a furto, incuria, utilizzo improprio o spreco. I beni societari devono essere utilizzati solo strumentalmente rispetto alle esigenze lavorative. Non devono essere usati per scopi personali o in supporto ad attività o affari estranei a Rental Plus.
3.8 Precisione nella gestione della documentazione societaria
Il personale di Rental Plus è tenuto a creare, mantenere, modificare ed eliminare la documentazione societaria solo in conformità con le politiche di Rental Plus. Ogni dipendente è responsabile dell’integrità di tutti i documenti che partecipa a creare e mantenere, incluse le fatture e la documentazione finanziaria. È fatto divieto di includere informazioni false o fuorvianti nei registri societari, o di stabilire e/o mantenere conti societari che non siano registrati nei libri contabili e negli archivi della Società.
3.9 Gestione del sistema informatico e telematico
Il personale di Rental Plus è tenuto a gestire il sistema informatico e telematico solo in conformità con le politiche di Rental Plus.
Al personale è fatto divieto di alterare in qualsiasi modo il funzionamento del sistema informatico e/o di intervenire illegalmente, con qualsiasi modalità sui dati, informazioni e programmi installati su dotazioni operanti presso l’Azienda a danno dello Stato, di enti pubblici, di organismi comunitari e privati con il fine di procurare, direttamente e/o indirettamente, un vantaggio o un’utilità.
4 RELAZIONI CON GLI STAKEHOLDER
4.1 Soci
La struttura societaria deve rappresentare per la gestione un punto essenziale di riferimento per lo sviluppo e la crescita del patrimonio societario e per la remunerazione del capitale sociale.
Rental Plus deve mantenere un profilo di massima correttezza, trasparenza, imparzialità ed equità nei rapporti con i propri Soci.
Rental Plus:
– garantisce che tutto il personale impegnato nella formazione del bilancio della Società svolga i propri compiti controllando accuratamente i dati elaborati, collaborando con tutte le funzioni al massimo grado, segnalando eventuali situazioni di conflitto di interesse, fornendo informazioni chiare e complete;
– non commette alcuna azione che impedisca od ostacoli lo svolgimento delle attività di controllo e/o revisione che competano a soci, altri organi sociali, Società di revisione;
– impedisce che qualsiasi suo componente possa agire in maniera tale da influenzare il comportamento della dirigenza al fine di trarne un vantaggio personale;
– garantisce che tutte le informazioni fornite alle autorità di pubblica vigilanza siano veritiere, trasparenti, complete.
4.2 Le risorse umane
La Società considera le Risorse Umane di Rental Plus un patrimonio strategico ed indispensabile per la soddisfazione del Cliente e per la diffusione dell’Etica e della qualità.
Per ogni dipendente, quindi, il rispetto delle norme del Codice Etico è obbligazione contrattuale.
Per tutelare ed accrescere il patrimonio umano la Società è impegnata:
– affinché tutti i locali di lavoro siano in condizioni idonee ed ideali per lo svolgimento delle attività lavorative, così come idonee e funzionali devono essere le attrezzature affidate ai dipendenti;
– a non assumere personale che possa far insorgere casi di conflitto di interessi all’interno di Rental Plus;
– ad offrire pari opportunità di sviluppo e crescita delle funzioni professionali in base a criteri di merito e competenza;
– a collegare i riconoscimenti economici, oltre che ai risultati quantitativi, anche all’osservanza delle leggi, dei regolamenti e delle norme del presente Codice;
– a programmare e sviluppare la crescita professionale ed una coscienza etica e della responsabilità sociale dell’impresa attraverso adeguata formazione;
– ad informare in maniera esauriente il dipendente appena assunto sulle caratteristiche delle mansioni e della funzione, su elementi normativi e retributivi e sul richiesto rispetto dei principi
contenuti nel codice etico.
4.3 I clienti
La clientela è parte integrante del patrimonio aziendale. Per consolidare la fedeltà e la stima della clientela è indispensabile che ogni rapporto sia improntato a criteri di lealtà, disponibilità, trasparenza
e professionalità. Il personale dipendente deve migliorare continuamente e con ogni mezzo la propria preparazione professionale per dare risposte confacenti alle esigenze dell’interlocutore, fornendo ogni
assistenza utile a favorire scelte consapevoli e condivise, evitando ogni forma di forzatura.
Al fine di salvaguardare l’affidabilità e il prestigio aziendale, Rental Plus deve:
– avere come obiettivo primario la piena soddisfazione del cliente destinatario della prestazione;
– creare un solido rapporto con il cliente, ispirato alla correttezza e alla efficienza;
– mantenere un atteggiamento professionale, leale e collaborativo nei riguardi del cliente, che deve essere posto in condizioni di assumere decisioni consapevoli e informate;
– utilizzare forme di comunicazione chiare e semplici, conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive e comunque scorrette, in modo da non trascurare alcun elemento
rilevante ai fini della comprensione da parte del cliente;
– intrattenere rapporti con clienti che presentino requisiti di serietà e di affidabilità personale e commerciale;
– evitare di intrattenere relazioni d’affari con persone delle quali sia conosciuto o delle quali sia sospettato il coinvolgimento in attività illecite;
– rifiutare ogni forma di “raccomandazione” o “condizionamento” sia interni che esterni.
In ogni caso, i rapporti devono essere improntati all’assoluto rispetto della normativa di legge in tema di antiriciclaggio, tutela dei dati personali e trasparenza.
4.4 I fornitori
La selezione dei fornitori e la formulazione delle condizioni di acquisto di beni e servizi per Rental Plus è dettata da valori e parametri di concorrenza, obiettività, correttezza, imparzialità, equità, prezzo, qualità del bene e del servizio reso, garanzie di assistenza e, in ultimo, da un’accurata e precisa valutazione dell’offerta.
In nessun caso saranno ammesse, da parte dei fornitori, pressioni indebite, tali da minare la fiducia che il mercato ripone nei confronti di Rental Plus in merito alla trasparenza ed al rigore nell’applicazione della Legge e delle procedure societarie.
Ogni dipendente, in relazione alle proprie funzioni, avrà cura di:
– osservare scrupolosamente le procedure interne relative alla selezione ed alla gestione dei rapporti con i collaboratori esterni di Rental Plus, comunque denominati collaboratori, consulenti, rappresentanti, agenti;
– selezionare accuratamente persone e imprese qualificate, con ottima reputazione e caratterizzate da integrità morale ineccepibile;
– contattare tempestivamente il proprio diretto superiore in caso di eventuali violazioni del Codice da parte di collaboratori di Rental Plus; qualora la segnalazione non dia esito, o il dipendente si senta a disagio nel rivolgersi al proprio diretto superiore per effettuare la segnalazione, il dipendente ne riferisce alla Direzione;
– menzionare espressamente, in tutti i contratti di collaborazione, comunque denominati (collaborazione, consulenza) l’obbligo di attenersi ai principi del Codice Etico, sanzionando l’eventuale inosservanza di tali principi con la previsione della facoltà di Rental Plus di risolvere il contratto.
– accertarsi che ad ogni acquisto di beni e/o servizi faccia seguito il ricevimento di un documento fiscalmente valido e che ogni pagamento venga effettuato solamente se vi è identità tra il soggetto che ha fornito il bene e/o servizio ed il soggetto che riceverà il pagamento.
4.5 La Pubblica Amministrazione
I comportamenti degli Organi sociali e del Personale di Rental Plus nei confronti della Pubblica Amministrazione devono ispirarsi alla massima correttezza ed integrità.
Si rifiutano, pertanto, logiche di condizionamento delle decisioni della controparte, in ogni forma espresse o attuate, volte ad influenzare decisioni in favore di Rental Plus o a richiedere od ottenere un trattamento di favore. È altresì vietato dare corso a richieste da parte di personale della Pubblica Amministrazione tendenti a subordinare decisioni ed atti in favore di Rental Plus a riconoscimenti di qualsiasi genere.
I rapporti con la Pubblica Amministrazione sono tenuti dagli esponenti aziendali all’uopo designati.
Tutta la documentazione che riassume le procedure attraverso cui Rental Plus è entrata in contatto con Pubbliche Amministrazioni deve essere debitamente raccolta e conservata. Al verificarsi di episodi della specie, o di tentativi più o meno espliciti, è dovere del Personale dipendente darne tempestiva informazione al proprio diretto superiore (e quando le circostanze lo impongano, ovvero nei casi gravi, direttamente alla Direzione).
In ogni caso, nel corso di una trattativa di affari o di un rapporto, anche commerciale, con la Pubblica Amministrazione, in Italia o in altri paesi, Rental Plus si impegna a:
– non offrire opportunità di lavoro e/o commerciali a favore del personale della Pubblica Amministrazione coinvolto nella trattativa o nel rapporto, o a loro familiari;
– non offrire omaggi o benefici di qualsiasi tipo salvo non si tratti di atti di modico valore nel rispetto dei limiti di valore aziendalmente previsti;
– non sollecitare od ottenere informazioni riservate che compromettano l’integrità o la reputazione di Rental Plus.
Gli atti di cortesia commerciale, quali omaggi o forme di ospitalità, o qualsiasi altra forma di beneficio (anche sotto forma di liberalità), sono consentiti soltanto se di modico valore, e tali da non
compromettere l’integrità e la reputazione delle parti oltre che conformi agli usi. Tuttavia tali atti devono sempre essere autorizzati ed adeguatamente documentati e non dovranno comunque poter
essere interpretati, da un osservatore terzo ed imparziale, come destinati ad ottenere vantaggi e favori in modo improprio (si veda par. 3.5 Pagamenti Impropri).
4.6 Le organizzazioni politiche e sindacali
I rapporti con le organizzazioni politiche e sindacali sono intrattenuti, con la massima trasparenza e indipendenza, dalle Funzioni all’uopo preposte.
Non sono consentiti riconoscimenti di benefici di qualsiasi genere, direttamente o indirettamente, a partiti, movimenti, comitati e organizzazioni politiche e sindacali, nonché a loro rappresentanti e candidati che possano, in qualche modo, essere ricondotti all’intenzione aziendale di favorirli.
4.7 La società di revisione
I rapporti con le Società di revisione contabile devono essere improntati alla massima collaborazione, trasparenza, correttezza, al fine di prevenire qualunque forma di reato societario e di operare nel comune interesse di rappresentanza e tutela di Rental Plus.
In particolare, i compiti di revisione e consulenza sono tra di loro incompatibili. Di conseguenza, il revisore contabile non può prestare attività di consulenza in favore di Rental Plus.
4.8 Gli organi di informazione
Qualunque comunicazione da parte di Rental Plus verso l’ambiente esterno deve essere veritiera, chiara, trasparente, non strumentale, conforme alle politiche ed ai programmi della Società.
In ogni caso, la comunicazione è soggetta ai vincoli di rispetto della tutela dei dati personali e può essere divulgata solo dalle figure espressamente autorizzate.
I dipendenti che dovessero comparire ad incontri, riunioni o manifestazioni pubbliche sono tenuti a farlo a titolo esclusivamente personale e, comunque, non potranno utilizzare nome e marchio
dell’azienda, salvo autorizzazione.
4.9 La concorrenza
Rientra nello stile di Rental Plus evitare commenti e giudizi negativi nei riguardi dei concorrenti, privilegiando,invece, il leale confronto sulla qualità e trasparenza dei prodotti e servizi offerti.
5 SISTEMA SANZIONATORIO
Con riferimento alle Norme, Documenti e Leggi cui questo Codice Etico si sottopone, la Direzione prevede e definisce le fattispecie di violazione del presente Codice e le sanzioni da applicare sul piano disciplinare, in base a quanto previsto nel vigente CCNL applicato, legale o penale.